Estratégias de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a melhorar sua produtividade no trabalho e em casa
Todo mundo conhece frases de efeito como “trabalhe de forma mais inteligente, e não com mais sacrifício” ou “não deixe para amanhã aquilo que você pode fazer hoje”. Mas a verdade é que a maioria das pessoas tem dificuldade em gerenciar o próprio tempo. E é preciso mais do que frases de efeito para resolver esse problema.
Como líderes empresariais, empreendedores e trabalhadores, precisamos assumir o controle de como administramos nosso tempo. Se você for como eu, fazer isso exige um esforço contínuo. A seguir, apresento minhas cinco principais técnicas de gerenciamento de tempo – que nem sequer exigem que você diminua o tempo de tela!
1. Não responda tudo na hora
Um dos maiores destruidores da produtividade é o desejo de responder imediatamente às mensagens recebidas. Mas é importante estabelecer a expectativa de que você não está sempre disponível.
Essa opinião pode não ser uma unanimidade, mas, como chefe, não espero que as pessoas respondam imediatamente às minhas mensagens. Prefiro que elas as analisem com calma, em um momento que seja mais adequado para elas. Para mim, isso significa verificar minhas mensagens apenas uma vez por dia.
A VERDADE É QUE A MAIORIA DAS PESSOAS TEM DIFICULDADE EM GERENCIAR O PRÓPRIO TEMPO.
Retomar o controle do tempo significa fazer uma triagem das demandas recebidas. Quando você responde imediatamente ou é interrompido por cada mensagem que chega, isso interrompe seu fluxo e elimina qualquer possibilidade de trabalho mais aprofundado. Se você sente que está fazendo várias coisas ao mesmo tempo, é mais provável que esteja apenas fazendo algumas coisas de forma ineficiente.
Acredito que parte do gerenciamento do seu próprio tempo envolve estabelecer limites, colocar o telefone na função “não perturbe” e evitar mensagens durante o tempo de concentração.
2. Se for importante, marque na agenda
Durante muitos anos, deixei que minha agenda e caixa de entrada dominassem minha vida. As reuniões de trabalho eram agendadas em vez dos exercícios físicos e dos encontros com os amigos, e as demandas de última hora tomavam conta do tempo de trabalho.
Isso significava que eu era menos saudável, menos feliz e menos produtivo, porque estava reagindo ao que os outros queriam, em vez de ser dono do meu tempo.
DE LONGE, A ESTRATÉGIA MAIS EFICAZ PARA LIDAR COM A FALTA DE TEMPO É SIMPLESMENTE DIZER NÃO.
Hoje, sou dono da minha agenda. Programo primeiro o que é mais importante para mim, e todo o resto tem de se ajustar a isso. Pense em sua agenda como um recipiente finito, em vez de uma lista infinita de tarefas.
O que for mais importante para você deve ser colocado nele. Você pode ter uma lista de afazeres, mas pense nela como coisas que você não está comprometido a fazer até que elas estejam na sua agenda.
3. Reserve um tempo livre
A realidade é que, mesmo quando você está cumprindo com as prioridades agendadas, outras coisas vão surgir. Vai chegar uma mensagem urgente que não pode ser ignorada ou um convite para um evento que não havia sido planejado. Como contornar isso? Criando intervalos em sua agenda.
RETOMAR O CONTROLE DO TEMPO SIGNIFICA FAZER UMA TRIAGEM DAS DEMANDAS RECEBIDAS.
A quantidade de tempo disponível que você vai precisar depende de quem você é, mas eu recomendo que reserve de 30% a 50% do seu cronograma no início. Isso permite que você tenha flexibilidade para ser responsivo quando necessário e para se concentrar ou se desligar quando necessário.
As pessoas mais produtivas também programam intervalos regulares. À medida que você adquire mais experiência com essa estratégia, talvez consiga reduzir esse tempo de reserva para 20% a 30%.
4. Contrate um coach de organização do tempo
Há muitos gurus que oferecem métodos para recuperar seu tempo. Gostei particularmente da abordagem de Dan Martell em Buy Back Your Time (Compre de volta seu tempo, em tradução livre) e de algumas das dicas de David Allen em Getting Things Done (Faça as coisas acontecerem, em tradução livre). Mas ler sobre o assunto só ajuda até certo ponto.
Um coach da vida real pode ajudá-lo a analisar suas prioridades e fazer avaliações realistas para o mês, trimestre ou ano. Um coach também pode lhe dar uma perspectiva externa valiosa não apenas sobre o que é realista alcançar, mas também sobre como avaliar o melhor uso do seu tempo.
5. Diga não com mais frequência
De longe, a estratégia mais eficaz para lidar com a falta de tempo é simplesmente dizer não. Mas sei que isso não é fácil para muita gente, principalmente se você gosta de agradar as pessoas.
AS PESSOAS MAIS PRODUTIVAS PROGRAMAM INTERVALOS REGULARES.
A questão é a seguinte: se você sempre assume mais tarefas do que é capaz de administrar apenas para fazer os outros felizes, pense em como eles se sentirão se você apresentar resultados abaixo da média.
Se você está lutando para cumprir sua lista de tarefas, ou para reservar tempo para o trabalho mais importante que fará seu negócio avançar, ou se está perdendo contato com sua vida pessoal, é hora de retomar o controle do único recurso precioso que você tem.
A vantagem de ter o controle do seu tempo? Será mais fácil trabalhar com você, você construirá relacionamentos melhores e as pessoas respeitarão seus limites – e você – ainda mais.
Texto: Greg Smith
