Desde políticas internas a obrigações regulatórias, a gama de desafios de conformidade enfrentados pelos empregadores e empregados hoje é extensa. Ter políticas e procedimentos definidos e em vigor para enfrentar esses desafios é crucial, mas muitas vezes não é suficiente. A conformidade é melhor alcançada quando faz parte da cultura de uma organização, e quando todo funcionário tem um papel importante a desempenhar neste ambiente. Ter uma cultura de compliance significa que cada um dos colaboradores entende as regras e abraça a causa, fazendo sua parte em garantir que elas sejam seguidas. E não difere quando falamos de gastos corporativos.
Saber reduzir e monitorar gastos corporativos é algo que pode trazer muitas vantagens para a empresa. Além de economizar e proporcionar mais rentabilidade ao implementar medidas e estratégias que reduzam os custos e riscos aos quais a organização está sujeita, o compliance é essencial para evitar crises e fraudes. Nesse cenário, os programas de compliance se alinham como programas de prevenção e redução de custos internos.
Conversamos com Adriana Katalan, diretora do Pagcorp, sobre como a gestão de compliance pode contribuir para uma boa saúde financeira nas organizações. Confira:
Para prevenir eventuais problemas às políticas de despesas corporativas, empresas contam com o departamento de compliance que pode proporcionar a gestão da economia de custo e a redução de despesas desnecessárias. Quais são outras vantagens quando se trata de gastos corporativos?
Adriana Katalan: O departamento de compliance também exerce seu papel ao incentivar a adoção de sistemas e mecanismos que visem redução de fraudes corporativas em geral. As fraudes envolvendo reembolso de gastos corporativos podem ser relevantes para as empresas.
Umapesquisa de 2018 apontou que as fraudes de reembolsos de despesas corporativas podem representar até 21% do total de fraudes identificadas em empresas. Esse tipo de fraude, tem uma duração média de 24 meses e podem representar não só despesas relevantes para a empresa, como também ser um indicador de que os colaboradores não estão alinhados com os seus processos e valores. Portanto, os benefícios do compliance são tanto para o financeiro e administrativo, como também para garantir alinhamento das equipes quanto à conformidade dos deveres e obrigações utilizando recursos da empresa.
Outro dado importante é que em muitos casos os funcionários entendem que fazem jus a uma ‘compensação’ porque precisam antecipar recursos para despesas da empresa (muitas empresas demoram para realizar o reembolso e ainda impõem a elaboração de relatórios trabalhosos para o funcionário). Isso acaba colaborando para a incidência de fraudes corporativas.
Como o acompanhamento de perto permite prevenir, detectar e mitigar eventuais riscos de fraudes de despesas dos colaboradores?
Adriana Katalan: Entendo que existem 4 pilares para se prevenir e evitar fraudes com reembolsos corporativos:
1) estabelecer uma política clara e divulgá-la de forma direta e transparente;
2) dar ferramentas adequadas para o colaborador executar a política de despesas corporativas da empresa;
3) estabelecer controles internos adequados (que também pode ser feito com ferramentas e tecnologia)
4) realizar auditoria independente em relação à prestação de contas.
O Pagcorp é o exemplo de uma ferramenta para o colaborador realizar as despesas e o relatório em tempo real e de forma simplificada, o gestor controlar tanto o valor disponível para gasto por cada colaborador quanto cada gasto individualmente, em tempo real e de forma simples e para o auditor ou terceiro fazer a revisão independente, mediante acesso específico que pode ser criado no sistema.
Como a tecnologia auxilia as boas práticas de compliance nas empresas?
Adriana Katalan: Com as ferramentas adequadas, a empresa consegue estabelecer políticas para gastos corporativos que, por não representarem ônus aos seus funcionários e gestores, terão uma adesão e aceitação interna maior.
Caberá ao compliance, nesse cenário, desenhar uma política que seja clara e objetiva.
Além de evitar fraude, como o compliance pode contribuir para a gestão estratégica do negócio e colaborar com a redução de gastos desnecessários?
Regras claras, de fácil implementação e validação, que permitem o alinhamento de todos os níveis de gestão da empresa, aliadas a um sistema completo e integrado, permitem não só redução de fraudes, mas ganhos relevantes em eficiência (deixa-se de perder tempo com elaboração e revisão de relatórios).
Os departamentos de compliance e controles internos são usualmente vistos como aqueles que impõem burocracias e controles adicionais, tomando tempo das áreas de gestão.
Como definir e cumprir regras nas viagens da empresa e como fazer a gestão de viagens corretamente?
A política interna adequada aliada à ferramenta correta torna esse processo simples e automático.
Qual é o diferencial do Pagcorp no mercado e como a solução ajuda os empreendedores e seus clientes?
O Pagcorp existe no Brasil desde 2015 e vem se aperfeiçoando e trazendo novas ferramentas para seus usuários desde então. Ao mesmo tempo que permite gestão de número indeterminado de cartões (temos clientes com mais de 8 mil cartões sendo utilizados no Brasil inteiro), também é usado por milhares de pequenos e microempresários, para seus gastos corporativos e despesas com anunciantes.
São mais de 80 telas e ferramentas desenhadas com base em um track record que nenhuma outra empresa no Brasil tem – por isso atendemos tão bem empresas em setores tão variados – cada empresa consegue refletir sua política interna dentro do nosso sistema de forma automática, simples e eficiente.
