A Inovally, empresa da área de inteligência de dados aplicada à gestão pública, marcou um importante passo no avanço tecnológico de instituições governamentais ao implementar seu projeto de digitalização e gestão documental na Agência Reguladora de Sinop (Ager Sinop) e na Prefeitura Municipal de Peixoto de Azevedo, que ocorreu na última semana. Este grande avanço é possível graças ao desenvolvimento do InovaDOCS, uma solução inovadora criada para otimizar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), enfatizando especialmente a segurança da informação e a excelência em gestão organizacional.
A gestora do projeto, Isabel Anjos, destacou a importância do projeto para a organização documental conforme as normativas do Arquivo Nacional e do Arquivo do Estado de Mato Grosso, introduzindo ferramentas como o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade. Estas ferramentas são essenciais para a recuperação e manutenção da informação documentada, organizando-a de maneira eficiente e preparando-a para o processo de digitalização.
O projeto de digitalização e gestão documental introduzido pela Inovally não apenas promove uma transição do acervo físico para o digital, mas também endereça a desorganização que pode prevalecer nos arquivos, transformando a “desorganização de papel” em uma organização digital eficaz. Esse processo de organização é considerado fundamental pela gestora, ressaltando que a falta de organização pode comprometer a eficiência da digitalização.
Os benefícios da digitalização de documentos são numerosos e significativos. Acelera os processos de negócios, facilita a recuperação rápida de informações, reduz o espaço físico necessário para a armazenagem de documentos, e oferece maior segurança, proteção, e conservação do acervo documental. Além disso, a digitalização permite o acesso remoto aos documentos, um aspecto crucial da transformação digital que está remodelando a maneira como as instituições públicas e privadas operam.
O projeto de digitalização e gestão documental da Inovally, portanto, não só representa um marco significativo na jornada de transformação digital da Ager Sinop e da Prefeitura Municipal de Peixoto de Azevedo, mas também estabelece um modelo para outras instituições que buscam modernizar sua gestão documental e aproveitar os benefícios da digitalização.
Texto: Assessoria
