Nos negócios, uma falha na comunicação eficaz pode causar de tudo, desde frustração até perda de receita. Os líderes e profissionais de tecnologia precisam comunicar regularmente – até mesmo “traduzir” – seus esforços em uma variedade de situações, incluindo explicar um novo produto em potencial para as partes interessadas, ensinar colegas de equipe a usar novas ferramentas, falar sobre a prontidão da segurança cibernética e orientar os clientes em um novo solução ou exercício de solução de problemas.
Enviar uma mensagem nunca é suficiente se ela não for recebida. Uma vez que muitas das pessoas com quem trabalham não têm sua experiência única, é essencial que os profissionais de tecnologia aprendam estratégias inteligentes para garantir que suas comunicações sejam não apenas ouvidas, mas também compreendidas. Abaixo, 16 membros do Forbes Technology Council compartilham suas dicas para garantir que uma mensagem de avanço tecnológico possa ser compreendida por todos.
- Nunca assuma o conhecimento de outra pessoa
“Nunca assuma que alguém sabe do que você está falando. Pense em quando você começou – você não conhecia todos os acrônimos e termos. Isso não significa que você não seja capaz de aprender esses termos, mas talvez ninguém tenha se dado ao trabalho de desacelerar e ensiná-los a você. Nunca assuma que alguém sabe de algo e reserve um tempo para explicar – isso pode mudar totalmente o resultado de uma conversa”
Ben Finke , OnDefend - Mantenha o jargão técnico no mínimo
“É realmente importante minimizar o jargão técnico. Reserve algum tempo para testar suas mensagens com partes interessadas não técnicas; verifique a compreensão e modifique a mensagem conforme necessário. A mesma mensagem nem sempre funcionará para todas as partes interessadas”
.Deb Gildersleeve , First
- Concentre-se no ‘porquê’
“Concentre-se no “porquê” para ajudar as partes interessadas a entender o benefício de suas propostas. Você não deve gastar muito tempo discutindo o problema, mas, se o fizer, articule os impedimentos que ele cria e o impacto nos clientes e nos negócios. Gaste tempo pintando uma imagem do futuro que sua proposta permitirá – como velocidade aprimorada, sistemas mais confiáveis e maior eficiência – coisas com as quais as partes interessadas se preocupam”
Nik Sathe , Rede Blackhawk
- Obtenha alguma ajuda da IA
“Aproveite o ChatGPT. Pegue seu resumo técnico bem escrito e execute-o no ChatGPT com um prompt semelhante a “torne este resumo técnico mais compreensível para [insira o tipo de público-alvo aqui]”. – Jonah H Harris , The Meet Group - Faça com que o público repita sua mensagem com suas próprias palavras
“Eu pediria a cada uma das pessoas não técnicas na sala que respondesse de forma independente à equipe de tecnologia, descrevendo o que entenderam do memorando de TI. Se todos entenderem a mensagem sem confusão, muito bem. Nenhum memorando deve ser enviado aos clientes até que você o acerte. Se a necessidade é a mãe da invenção, então a simplicidade é a mãe da necessidade em todas as comunicações! – Oliver Tan , ViSenze
- Foco nos impactos, riscos e expectativas realistas
“Lembre-se de que “o quê” é mais importante do que “por quê”. Tanto os clientes quanto os líderes empresariais querem o bebê, não as dores do parto, então comunique quais são os impactos e riscos e concentre-se em estabelecer expectativas para a retomada do serviço. Muitos departamentos de TI ficam atolados em detalhes. Os clientes de ambos os lados só precisam saber como foram afetados e quando podem esperar que as coisas voltem ao normal”
Endre Walls , Clientes Bancorp - Enquadre sua mensagem em termos de valor comercial
“Certifique-se de entender o valor comercial que a tecnologia trará aos usuários finais. Comunique quaisquer alterações com uma mensagem simples, clara e relevante para seus usuários finais”
Tal Frankfurt , CloudGood - Alavancar analogias
“Uma dica para os profissionais de TI garantirem que suas comunicações sejam compreendidas pelas partes interessadas não técnicas é usar analogias ou explicações simplificadas. Ao relacionar conceitos técnicos complexos a cenários cotidianos familiares, os profissionais de TI podem preencher a lacuna de conhecimento e ajudar as partes interessadas a entender as ideias subjacentes, promovendo assim uma melhor colaboração e tomada de decisão”
Junior Bernadin , The Ron Clark Academy
- Esforços de apoio para ‘aprender os idiomas uns dos outros’
“As empresas devem oferecer oportunidades para partes interessadas técnicas e não técnicas fazerem um esforço contínuo para aprender a “falar a língua uns dos outros”. A educação profissional contínua para ambos os lados, vários locais de comunicação e a inclusão de outras partes interessadas com experiência em várias disciplinas – como analistas de negócios com formação em tecnologia e gerentes de produto – ajudarão a preencher as lacunas de comunicação”
Rachel Lyubovitzky , Setuply, Inc - Desenvolva sua mensagem com sua equipe de marketing
“Trabalhe com sua equipe de marketing para humanizar o idioma em sua mensagem, pois mensagens eficazes consistem na combinação certa de ideias baseadas em tecnologia e lideradas por humanos. Evite se aprofundar muito no texto técnico e contextualize a mensagem em termos de oportunidades e riscos de negócios, indústria e comunidade”
Matthew Lieberman , PwC - Considere as prioridades e experiências do público
“Conheça seu público e pré-visualize a comunicação a partir de sua perspectiva. Considere suas prioridades, experiências e preocupações e adapte sua mensagem para abordá-las com clareza. Além disso, quando possível, use o vocabulário deles durante sua comunicação. Em vez de apimentá-los com uma linguagem técnica que soa inteligente, mas obtusa, fale sobre ROI, retenção, sucesso do cliente e assim por diante”
David Stapleton , CyberGRX
- Personalize a mensagem e use métodos variados de entrega
“Como acontece com tantas coisas, a comunicação deve ser personalizada para os indivíduos que você está tentando alcançar. Uma mensagem por meio de um método não é suficiente. Crie a mensagem para os indivíduos que você está tentando alcançar e as plataformas onde você os alcançará, o que pode incluir e-mail, memorandos, vídeos de treinamento do YouTube, um canal TikTok de TI e pôsteres impressos onde as pessoas se reúnem (como em salas de descanso e impressoras ). Você nunca pode se comunicar demais”
John Zahorsky , Eden Autismo - Inclua recursos visuais
“Para uma comunicação eficaz com as partes interessadas não técnicas, os profissionais de TI devem evitar o jargão técnico e usar uma linguagem clara que seja facilmente compreendida. Eles também podem usar recursos visuais, como diagramas ou gráficos, para ajudar a ilustrar conceitos complexos e fornecer exemplos do mundo real para colocar os conceitos em contexto. A escuta ativa e a solicitação de feedback podem ajudar a garantir que a mensagem seja compreendida”
Arthur Miller - Repita pontos importantes
“Se você acha que todos já estão na mesma página, diga mais cinco vezes de cinco maneiras diferentes. Pode parecer desnecessário reiterar algo sobre o qual você acha que foi claro, mas a realidade é que as pessoas estão ocupadas e, grande surpresa, nem sempre estão prestando atenção em cada palavra sua. A comunicação que adere é sobre repetição, consistência e uma abordagem variada que atrai diferentes estilos de aprendizagem”
Lewis Wynne-Jones , ThinkData Works
- Evite contrações para melhor clareza
“Uma dica geral é evitar as contrações. Por exemplo, quando você diz a um cliente: “Não exclua o banco de dados”, é muito fácil para ele inadvertidamente “pular” a parte negativa. Em vez disso, superenfatize os principais aspectos escrevendo, por exemplo, “NÃO exclua o banco de dados” — dessa forma, as principais informações são explicadas com clareza. Isso é ainda mais importante se você estiver trabalhando com clientes cuja primeira língua não é o inglês”
Adam Sandman , Inflectra - Quantifique o risco tanto quanto possível
“A lacuna de comunicação entre CISOs ou CIOs e membros do conselho nunca foi tão grande. É responsabilidade do CISO ou CIO aprender a falar de negócios e parar de falar em “bytes”. Seu público está interessado apenas em entender a ameaça, a probabilidade do evento e a probabilidade de dano. Eles não têm largura de banda para detalhes – nem deveriam. Esse é o seu trabalho. Quantifique tanto quanto possível; códigos de cores não significam nada”
Steve King , iSMG
Por: Forbes
